Hva GJØR egentlig en FASILITATOR?!

En fasilitator er en dedikert ekspert som hjelper grupper til å samarbeide mer effektivt. De er trent i spesifikke ferdigheter, teknikker og verktøy som de bruker til å:

• Designe og planlegge effektive, tidsbegrensede møter og workshops

• Engasjere gruppen i aktiviteter og øvelser som hjelper til med å generere ideer og løsninger

• Håndtere konflikter og utfordrende gruppedynamikk

• Bygge konsensus og få gruppen enige om en bestemt retning

• Hjelpe team med å omdanne ideer og beslutninger til handlinger og resultater

Viktigst av alt, involverer ikke fasilitatorer seg selv i prosessen. De er der for å guide, være upartiske og låse opp gruppenes potensial uten å påvirke resultatene av økten.

Du kan ha personer i teamet ditt som besitter essensielle ferdigheter innen fasilitasjon og kan fungere som fasilitatorer for visse møter og workshops. Men noen ganger trenger du en ekstern fasilitator - noen som kan komme inn utenfra og få ting til å bevege seg i riktig retning.

Så... Hvordan vil en fasilitator bidra inn i deres prosjekt? Hvis du bestemmer deg for å jobbe med en fasilitator, er det viktig å være tydelig på deres rolle og hvilken type involvering de vil ha.

Dette kan du forvente hvis du velger å leie inn en fasilitator?

Før workshop eller møte vil fasilitatoren:

• Møte med deg (personlig eller virtuelt) for å definere workshopmålene. Dette vil hjelpe dem med å designe workshopen og velge de mest effektive øvelsene og teknikkene.

• Opprette en dagsorden. En dagsorden er avgjørende for å gi workshopen en klar struktur og sørge for at den passer innenfor en bestemt tidsramme.

• Hjelpe deg med å bestemme hvem som bør delta. Ofte avhenger suksessen til en workshop av å ha riktige personer til stede. Det vil si å ha et mangfold av perspektiver og sørge for at alle nøkkelinteressenter er til stede eller representert. En fasilitator vil hjelpe deg med å velge ut hvem som skal være med for optimale resultater.

• Rigge selve lokalet. En fasilitator vil sørge for at alt er på plass for å sørge for at alt går etter planen på dagen - fra valg av lokale til oppsett av rommet (eller virtuell innstilling) og sørge for at alle nødvendige verktøy og materialer er tilgjengelige.

Under workshop eller møte

Gjennom hele workshopen vil fasilitatoren fungere som moderator og guide. De vil skissere dagsordenen, forklare workshopens aktiviteter og gi instruksjoner, håndtere tiden og generelt sørge for at gruppen beveger seg mot målet sitt.

Som en del av rollen deres vil fasilitatoren:

• Oppmuntre deltakelse fra alle. Dette er en av de største fordelene med å jobbe med en fasilitator. De vil ikke tillate at svakere stemmer drukner i de mer dominerende deltakerne; de vil legge til rette for deltakelse fra alle, og sørge for at alle tanker, ideer og perspektiver blir hørt.

• Håndtere konflikt. Fasilitatorer har egne metoder for å håndtere workshop-skeptikere og konflikt. De vil stille åpne spørsmål for å komme til roten av konflikten og bruke teknikker som 'parkering' for å legge irrelevante eller utfordrende temaer på is.

• Samle alt. Med så mange ulike ideer, tanker og meninger som flyr rundt, kan det være ekstremt vanskelig å samle alt for å oppnå enighet og bevege seg fremover. Det er utfordringen med samarbeid! En erfaren fasilitator vil oppsummere og visualisere alle viktige poeng for virkelig å komme til kjernen av hva folk sier og hvordan de ønsker å fortsette.

Etter workshop eller møte

Det kan være utrolig vanskelig å sikre at resultatene fra møtet eller workshopen din blir oversatt til handling i virkeligheten. Igjen vil en fasilitator utgjøre hele forskjellen.

Etter workshop eller møte vil fasilitatoren oppsummere de viktigste lærdommene - vanligvis i presentasjons- eller dokumentform - og hjelpe deg med å definere de mest logiske neste trinnene. De kan hjelpe deg med å finne ut om det er behov for en oppfølgingsworkshop, eller råde deg til å gå direkte til ideutvikling. Viktigst av alt vil de hjelpe deg med å holde momentumet i gang etter workshopen, slik at du og teamet ditt kan oppnå målene deres.

Oppsummering

Som du ser, er det mange fordeler med å jobbe med en erfaren fasilitator. Kanskje du støter på noen av de hindringene vi nevnte tidligere - eller kanskje du bare vet at teamet ditt er i stand til mer. Uansett utgangspunkt vil en ekstern fasilitator hjelpe deg med å låse opp teamets fulle potensiale.