Jeg trenger vel ikke HJELP til å holde MØTER?!

Når kan det være verdt det å leie inn en ekstern fasilitator? Og når klarer du deg like godt på egen hånd? En møte- eller workshop-fasilitator kan hjelpe dere med å samarbeide bedre og oppnå resultater fortere. Men hvordan vet du når du trenger en? Hvilke utfordringer kan de hjelpe deg med å løse?

Vi vet alle hvor viktig samarbeid er, men det er ikke alltid enkelt å få det til.

Noen ganger kommer gruppedynamikk og kontorpolitikk i veien. Andre ganger er det så mange ulike stemmer og meninger å ta hensyn til at å finne en løsning virker umulig.

Hvis du lurer på om det er på tide å kalle inn en erfaren fasilitator, så er denne artikkelen for deg! Jeg skal prøve å utdype følgende

Når trenger du en fasilitator?

Topp 10 grunner til å bruke en!

Når du IKKE skal bruke en fasilitator

Du kan ha personer i teamet ditt som besitter essensielle ferdigheter innen fasilitering og kan fungere som fasilitatorer for visse møter og workshops. Men noen ganger trenger du en ekstern fasilitator - noen som kan komme inn utenfra og få ting til å bevege seg i riktig retning. Så når er det på tide å kalle inn en fasilitator?

10 grunner til å bruke en fasilitator:

Vurder å samarbeide med en fasilitator hvis noen av følgende scenarier gjelder:

1. Dere mangler en klar prosess. Dere har et stort prosjekt å starte, et problem å løse eller en idé å utvikle - men dere mangler en definert prosess eller tilnærming. En fasilitator kan hjelpe dere med å finne den mest produktive handlingsplanen og gi dere en klar struktur å følge.

2. Du vil sikre deltakelse og bidrag fra alle i gruppen. Med ikke-fasiliterte møter og workshops er det en høy risiko for ujevn deltakelse i gruppen. De høylydte, mer ekstroverte gruppedeltakerne tar over, mens andre forsvinner i bakgrunnen, ubemerket. En profesjonell fasilitator vil balansere gruppedynamikken og gjøre det trygt og komfortabelt for alle å bidra.

3. Du vil eliminere skjevhet fra prosessen. Det er vanskelig å være helt nøytral når du er en del av teamet og har dine egne ideer om hvordan ting bør gjøres. En fasilitator vil hjelpe deg med å vurdere ulike perspektiver og sørge for at alle beslutninger tas sammen - og basert på hva som er best for prosjektet.

4. Dere er tomme for ideer og støter mot veggen. Har dere grublet over det samme problemet i det som virker som en evighet? Synes dere det er vanskelig å lande på en gjennomførbar løsning eller handlingsplan? Dere trenger å injisere litt kreativitet i prosessen og finne nye måter å generere ideer og løse problemer på. Dere trenger en fasilitator, ASAP.

5. Dere sliter med å oppnå enighet og samstemthet. Dere har et gruppeprosjekt som krever enighet blant alle interessenter - men dere klarer bare ikke å bli enige. En erfaren fasilitator er spesifikt trent for å hjelpe grupper med å oppnå enighet, slik at dere kan bevege prosjektet fremover.

6. Gruppedynamikken er turbulent og/eller delikat. Når innsatsen er høy, kan dere forvente noe konflikt eller uenighet innen gruppen. En fasilitator vil håndtere konflikter, holde diskusjoner konstruktive og produktive, og sørge for at politikk ikke hindrer fremgangen.

7. Du vil unngå sirkulære diskusjoner og bevege deg mot handling. Kanskje har dere lagt merke til at møtene og workshop'ene deres ender i tilfeldig prat og ikke nok handling. En god fasilitator vil hjelpe deg med å bryte gamle vaner og vise teamet ditt nye måter å samarbeide på.

8. Du vil fremme fullt eierskap fra hele teamet. Det er stor forskjell på at om leder eller prosjekteier tar en beslutning og at hele teamet tar en beslutning i fellesskap. I situasjoner der du trenger full godkjenning og eierskap fra hele teamet, er det viktig å involvere dem i beslutningsprosessen. En fasilitator vil sørge for at alle spiller en rolle i hvordan prosjektet skal utvikle seg, og fremme en kollektiv følelse av eierskap og investering.

9. Dere planlegger et møte eller workshop med stor fallhøyde der utfallet er avgjørende. Ikke alle møter eller workshops krever en ekstern fasilitator. Men når innsatsen er høy, og resultatene av workshopen er avgjørende for suksess og/eller strategisk retning, bør dere vurdere å få en fasilitator om bord.

10. Dere mangler intern ekspertise for å planlegge og lede en workshop. Kanskje har dere identifisert at en workshop er det beste skrittet for å oppnå et bestemt mål - men dere har ikke intern ekspertise for å planlegge og levere den vellykket. En fasilitator vil lede vei, veilede dere ikke bare gjennom et bestemt prosjekt, men også lære dere metoder dere kan bruke i fremtiden. Dette er noen vanlige scenarier og utfordringer som en fasilitator kan hjelpe med.

Når er det IKKE noe vits i a benytte seg av en ekstern fasilitator?

Jeg snakker mye om verdien av å leie inn en ekstern fasilitator, men det er selvsagt ikke noe poeng i å hyre inn en bare for moro skyld. Det er visse situasjoner der en fasilitator rett og slett ikke er nødvendig, og å involvere en kan ende opp med å dra ut prosessen unødvendig, kaste bort folks tid, og - kanskje verre av alt - skape en falsk følelse av team-eierskap når beslutningen faktisk allerede er tatt. Dette kan faktisk være skadelig for teammoralen.

Så, IKKE bruk en fasilitator hvis:

• Du har allerede tatt beslutningen (eller noen andre har det). I denne situasjonen er du faktisk ikke åpen for felles beslutningstaking - og ethvert forsøk på å late som om det vil bare bygge opp irritasjon og skade tilliten.

• Gruppen er allerede enige. Kanskje teamet ditt allerede vet hvordan de vil gå videre, og alle er enige. Det er ingen grunn til å overkomplisere prosessen ved å bringe inn en fasilitator.

• Dette er en liten gruppe. Hvis prosjektet eller utfordringen i spørsmålet bare involverer tre eller fire personer, trenger dere kanskje ikke en fasilitator for å hjelpe dere med å gå videre. Selvfølgelig, hvis dere opplever en eller flere av de smertepunktene vi nevnte tidligere (f.eks. mangler en klar prosess, vil eliminere skjevhet, sliter med å samstemme), så ring gjerne ekspertene. Men som en liten gruppe trenger ikke en fasilitert workshop å være deres første valg.

Oppsummering

Det er altså mange fordeler med det å få hjelp, men det er ikke alltid det er nødvendig med en ekstern fasilitator. I tillegg så finnes det en mellomting, og det er å få hjelp av en erfaren fasilitator til å lære dere noen gode teknikker som dere kan bruke i alle møter! Jeg har skrevet nettopp en slik guide, den kan du laste ned ved å trykke på HER!